Automatische Informationen

Vor einiger Zeit erreichte mich folgende E-Mail:

From: pfpfp@web.de
Subject: Gesprächstermin
Hallo Herr Kreuz,
ich hätte gerne einen Gesprächstermin.
Gruß.

Tja, was sollte ich darauf antworten? Im Hochschulalltag geht manches drunter und drüber. Aber bei so einer E-Mail wird es dann doch schwierig.

Seit heute kann ich einen Link auf diesen Artikel zurücksenden ;-)

Persönliche Gespräche lassen sich durch nichts ersetzen. Um schnell und effektiv einen gemeinsamen Termin zu finden, sollte ein Gesprächswunsch etwas mehr als obige E-Mail enthalten:

1. Ihre Absendeadresse sollte gültig sein. Sonst ist eine Antwort schwierig. (Ja, auch das ist mir schon untergekommen)
2. Sie müssen Ihren Zu- bzw. Nachnamen eindeutig angeben. Ganz toll ist es, wenn ich erkennen kann, ob Sie ein weibliches oder ein männliches Wesen sind. So kann ich auch korrekt antworten. (Sind Sie “Frau Inka Frank”, wenn Sie mit “Gruß, Inka, Frank” unterschreiben, oder heißen Sie “Herr Frank Inka”?)
3. Sagen Sie bitte, worüber Sie mit mir sprechen wollen. Ich möchte mich auf das Gespräch mit Ihnen vorbereiten.
4. Vielleicht geben Sie auch Wunschtermine an. Alternativ sollten Sie als Studierender das Semester angeben, zu dem Sie die meisten Veranstaltungen besuchen. Dann kann ich einen Termin bestimmen.

Sie erhalten dann eine E-Mail von mir, in der ich einen Termin vorschlage. Sofern dieser auch Ihnen zusagt, bestätigen Sie ihn bitte per E-Mail. Warum? Lesen Sie einfach den Artikel über das sog. Drei-Wege-Handshake.

Wenn Sie diesen Termin nicht rechtzeitig bestätigen, sollten Sie sich nicht wundern, wenn ich zum vermeindlich vereinbarten Termin nicht anwesend bin. Erst mit Ihrer Bestätigung werte ich den Termin als vereinbart.

Beachten Sie bitte auch, wie schnell ich auf eine E-Mail antworte.

Danke! (Und das Leben wird für uns alles wieder ein Stückchen einfacher)

:-)

Vor einiger Zeit schrieb ich, dass ich meine E-Mails zwei Mal an einem (Werk-) Tag abrufe: gegen 13 Uhr und gegen 17 Uhr. Die meisten E-Mail-Programme unterstützen so eine Regelung nicht. Dort gilt: Abruf alle x Minuten. Oder manuell.

Als WFM (wirklich fauler Mensch) möchte ich natürlich alles automatisieren. Was tun?

Hier hilft POP Peeper, ein kostenloses E-Mail-Programm, das zeitgesteuert E-Mail-Konten abfragen und den Inhalt von E-Mails anzeigen kann. Dabei unterstützt es eine Vielzahl von Zugriffsmöglichkeiten auf E-Mail-Konten. Für Experten: POP3, IMAP (beide auch über SSL), jede Menge Web-basierter E-Mail-Dienste (Yahoo, Hotmail, …) und auch SMTP. Wer möchte, kann POP Peeper auch zum Senden von E-Mails einsetzen.

Und so habe ich bei mir POP Peeper bei mir konfiguriert:

Den Tag über lasse ich meine üblichen E-Mail-Programme nicht laufen. Erst, wenn mir POP Peeper neue E-Mails anzeigt, werden diese per Mausklick geöffnet. So habe ich eine Ablenkung weniger und kann mich auf das Wesentliche konzentrieren.

Vorbemerkung: Die folgende Regelung (neudeutsch: SLA, Service Level Agreement) gilt für meine professionelle Arbeit. Für den privaten Bereich gibt es keine Regelungen.

Das Schöne an dem Medium E-Mail ist, dass beide Partner nicht zur gleichen Zeit miteinander kommunizieren müssen. Erwarten Sie daher bitte keine sofortigen Antworten. Sie können aber erwarten:

• An jedem Werktag (Mo-Fr) versuche ich mindestens zwei Mal in mein Postfach zu sehen: mittags (so um 13 Uhr) und abends (so um 17 Uhr). Natürlich nur, wenn ich nicht gerade im Urlaub bin.
• Ich versuche innerhalb von 24 Stunden (Mo-Fr!) zu antworten, nachdem ich Ihre E-Mail gelesen habe.
• Meine Antwort kann auch lauten: “Ich benötige noch etwas Zeit, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Bis zum [Datum] werde ich mich bei Ihnen melden: …”
• Sie können daher nach ca. 1,5 Tagen mit einer Antwort von mir rechnen, häufig auch früher. Manchmal müssen Sie eine Nacht oder ein Wochenende abwarten.
  • Beispiel 1: Sie senden mir um 11:30 Uhr eine E-Mail, die ich mittags gegen 13:00 Uhr lese. Spätestens am nächsten Tag um 13:00 Uhr sende ich Ihnen eine Antwort, d.h. Sie warten 25,5 Stunden.
  • Beispiel 2: ich rufe meine E-Mails z.B. abends gegen 17:00 Uhr ab, Sie senden mir um 17:15 Uhr eine E-Mail, die ich am nächsten Tag um 13:00 Uhr lese und bis zum nächsten Tag 13:00 Uhr beantworte.
  • Beispiel 3: nachdem ich Freitagabends meine E-Mail abgerufen habe, senden Sie mir eine E-Mail. Montagmittag rufe ich diese ab, bis Dienstagmittag versuche ich sie zu beantworten. In diesem Fall müssen Sie über das Wochenende warten.
  • Beispiel 4: Sie senden mir spät am Donnerstag eine E-Mail, die ich Freitagmittags lese. Bis Montagmittag sollten Sie eine Antwort erhalten haben.
• Wenn ich auf eine E-Mail antworten soll, dann müssen Sie mich direkt anschreiben und unter “To:” (bzw. “An:“) meine E-Mailadresse angeben. Geben Sie meine E-Mailadresse unter “CC:” oder “BCC:” an, sollte Sie nicht mit einer Antwort rechnen. “CC:” oder “BCC:” interpretiere ich als “zur Kenntnis, keine Aktion notwendig”.
  • Wenn sie meine E-Mailadresse unter “CC:” oder “BCC:” angegeben haben und trotzdem von mir eine Antwort erwarten, dann müssen Sie dies unübersehbar in der E-Mail formulieren.
  • Aber: E-Mails, in denen ich unter “CC:” oder “BCC:” adressiert wurde, werden von mir als letztes bearbeitet. Und vielleicht schaffe ich es dann innerhalb von 24 Stunden nicht, Ihnen eine Antwort zu geben.
• Den Eingang von Lösungen / Präsentationen / … im Rahmen von Lehrveranstaltungen versuche ich schnellstmöglichst zu bestätigen. Sie haben dann die Gewissheit, dass der technische Transport funktionierte.
• Haben Sie mich direkt adressiert und ich habe innerhalb der von mir oben angegebenen Frist nicht geantwortet, dann können Sie gerne einmal nachfragen. Dinge können schief laufen und Sie möchten eine Antwort haben.

Meistens antworte ich aber schneller. Oft läuft mein E-Mailprogramm im Hintergrund mit. Aber eben nicht immer. Immer dann, wenn ich in Ruhe arbeiten möchte…

Fragen? Schicken Sie doch eine E-Mail ;-)

Update (2009-01-19): in einer ersten Version plante ich mindesten drei Mal pro Tag in mein Postfach zu sehen. Zwei Mal tut es auch. Keine Mail wäre in der Vergangenheit später beantwortet worden.